उद्देश्य
इंस्टिट्यूट ऑफ एडवांस्ड स्टडी इन साइंस एंड टेक्नोलॉजी (IASST) की सामग्री अभिलेखीकरण नीति (CAP) यह सुनिश्चित करती है कि आधिकारिक वेबसाइट पर प्रकाशित डिजिटल सामग्री को व्यवस्थित रूप से समीक्षा, अभिलेखीकरण और संरक्षित किया जाए ताकि संस्थागत ज्ञान सुरक्षित रहे, उपयोगकर्ता अनुभव में सुधार हो और डेटा की अखंडता बनी रहे।
क्षेत्र
यह नीति IASST वेबसाइट पर होस्ट की गई सभी सामग्री पर लागू होती है, जिनमें शैक्षणिक प्रकाशन, घोषणाएँ, कार्यक्रम विवरण, परिपत्र, निविदाएँ और मल्टीमीडिया संसाधन शामिल हैं।
अभिलेखीकरण मानदंड
सामग्री निम्नलिखित परिस्थितियों के आधार पर अभिलेखीकृत की जा सकती है:
- समय संवेदनशीलता: बीते हुए कार्यक्रमों, समाप्त निविदाओं या पुरानी घोषणाओं से संबंधित जानकारी।
- प्रासंगिकता: ऐसी सामग्री जो अब वर्तमान संस्थागत प्राथमिकताओं या उपयोगकर्ता आवश्यकताओं के अनुरूप नहीं है।
- अतिरिक्तता: डुप्लिकेट या प्रतिस्थापित की गई सामग्री।
- अनुपालन: डेटा संरक्षण और अभिलेखीकरण हेतु कानूनी या नियामकीय आवश्यकताएँ।
- अभिलेखीकरण प्रक्रिया
- समीक्षा चक्र: वेबसाइट की सामग्री की तिमाही समीक्षा वेब सूचना प्रबंधक और नामित विभागीय प्रतिनिधियों द्वारा की जाएगी।
- टैगिंग और वर्गीकरण: अभिलेखीकृत सामग्री को प्रकाशन तिथि, श्रेणी और अभिलेखीकरण कारण सहित मेटाडेटा से टैग किया जाएगा।
- भंडारण प्रारूप: अभिलेखीकृत सामग्री को सुरक्षित डिजिटल रिपॉज़िटरी में मानकीकृत प्रारूपों (जैसे PDF, HTML) में संग्रहीत किया जाएगा।
- प्रवेश नियंत्रण: अभिलेखीकृत सामग्री आंतरिक हितधारकों के लिए सुलभ होगी और अनुरोध पर, अनुमोदन के अधीन, सार्वजनिक रूप से उपलब्ध कराई जा सकती है।
पुनर्स्थापन और विलोपन
- पुनर्स्थापन: अभिलेखीकृत सामग्री को प्रासंगिकता और अनुमोदन के अधीन अधिकृत व्यक्तियों के अनुरोध पर पुनर्स्थापित किया जा सकता है।
- विलोपन: स्थायी विलोपन केवल संरक्षण अवधि समाप्त होने पर और रजिस्ट्रार की अनुमति से किया जाएगा।
भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ
- वेब सूचना प्रबंधक: अभिलेखीकरण प्रक्रिया की देखरेख करता है और अनुपालन सुनिश्चित करता है।
- विभागीय योगदानकर्ता: पुरानी या प्रतिस्थापित सामग्री के बारे में वेब टीम को सूचित करते हैं।
- आईटी टीम: अभिलेखीकृत सामग्री के सुरक्षित भंडारण और बैकअप का प्रबंधन करती है।
नीति समीक्षा
इस नीति की वार्षिक समीक्षा की जाएगी ताकि तकनीकी प्रगति, नियामकीय अद्यतन और संस्थागत आवश्यकताओं को सम्मिलित किया जा सके।